O custo operacional que não aparece em nenhum relatório.

Quando comecei a conversar com equipes de Supply Chain no varejo, imaginei que as conversas girariam em torno de KPIs: fill rate, nível de serviço, giro de estoque ou lead times.

Mas havia uma frase que comecei a ouvir repetidamente:

"Os números estão lá. Mas não sei por quanto tempo mais conseguimos continuar trabalhando assim."

Foi aí que entendi que o problema nem sempre está nos indicadores. Muitas vezes está em tudo o que acontece antes de chegar até eles.

O KPI é cumprido. A que custo?

O fill rate pode estar em 94%. O nível de serviço pode ser cumprido semana a semana. Os lead times do fornecedor ao centro de distribuição (CD) podem estar, em teoria, sob controle. Tudo pode "estar bem" no dashboard que você apresenta ao diretor.

Mas se você perguntar ao analista de distribuição como chegou lá, o relato é quase sempre o mesmo:

Abre o ERP para ver o estoque atual por loja. Cruza isso com o WMS para validar o que está em trânsito. Consulta a planilha da área de compras para saber quais pedidos de compra estão pendentes com o fornecedor. Valida manualmente os prazos de entrega de cada fornecedor, porque "o sistema nem sempre tem isso atualizado". Calcula o estoque de segurança por categoria. Ajusta os pedidos de reposição das lojas com comportamentos atípicos. E no fim do dia, verifica se o nível de serviço se manteve.

Enquanto consolida todas essas informações, já se passaram várias horas da jornada e ele ainda não tomou uma única decisão. Apenas preparou os dados para poder começar a analisar.

Esse processo, que leva entre 4 e 6 horas, se repete todos os dias. Se um analista dedica entre 4 e 6 horas diárias à preparação de informações, termina investindo mais de 50% da sua jornada em consolidar dados antes de poder analisá-los.

O KPI é cumprido. Mas 80% do tempo do analista foi gasto em consolidar informações — não em analisar, não em antecipar, não em otimizar.

O problema não é o KPI. É como ele é produzido.

A distribuição no varejo não é apenas mover produto do CD para a loja. É coordinar simultaneamente variáveis que vivem em sistemas diferentes e que raramente se comunicam entre si.

O lead time do fornecedor define quando o produto chegará ao CD.

Mas esse dado raramente está atualizado.

Na maioria das vezes, ele vive em e-mails, acordos informais ou planilhas que alguém mantém manualmente.

O mesmo acontece com o lead time do CD até a loja.

Em muitas operações, esse dado ainda é uma média histórica que ninguém revisou há meses.

Enquanto isso, o giro por SKU e por loja fica escondido em relatórios que chegam tarde demais para prevenir uma ruptura de estoque.

O analista é a cola humana que une tudo isso. E funciona — até que para de funcionar.

A informação dispersa não é só ineficiência. É risco.

Quando a informação está dispersa, os erros não aparecem de imediato. Aparecem quando já há ruptura de estoque em doze lojas. Quando o nível de serviço caiu três pontos na semana em que você menos esperava. Quando você descobre que um fornecedor está entregando com atraso há duas semanas e ninguém percebeu porque essa informação estava em um e-mail que ninguém leu.

O tempo que um analista dedica a consolidar informações manualmente não é apenas tempo perdido. É tempo que não foi investido em detectar anomalias, em antecipar rupturas, em otimizar a distribuição entre formatos.

E há outro custo que também não aparece nos relatórios: o custo do erro. Quando você calcula manualmente durante seis horas, uma vírgula mal colocada ou uma fórmula que não foi arrastada corretamente pode resultar em excesso de estoque em algumas lojas e ruptura em outras. Os dois cenários custam dinheiro.

O que muda quando você distribui pela demanda real da loja

A maioria das operações de distribuição que conheço repõe por ciclo: toda segunda-feira, toda semana, toda vez que o estoque cai abaixo de um limite fixo. É previsível, é operacionalmente confortável e quase sempre está desconectado do que realmente está acontecendo na loja.

A distribuição baseada na demanda real funciona de forma diferente. O sistema entende o que é realmente demandado na loja, levando em conta rupturas de estoque, promoções e sazonalidades.

A distribuição baseada na demanda real funciona de forma diferente.

Em vez de repor por calendário ou por regras fixas, ela considera o comportamento específico de cada loja: demanda, promoções, sazonalidade, restrições operacionais e prazos de abastecimento.

Com essas informações, gera recomendações de reposição alinhadas com as políticas de estoque e a realidade de cada ponto de venda.

O resultado não é apenas uma reposição melhor.

É uma operação que responde ao que está acontecendo hoje, não ao que aconteceu na semana passada.

O resultado não é apenas um fill rate melhor. É um fill rate que se antecipa — não um que se explica depois que já caiu.

O que vejo nas operações que funcionam bem

As operações que conseguem passar de um modelo reativo para um proativo costumam ter algo em comum.

Centralizaram as informações críticas para o planejamento e automatizaram as decisões repetitivas de reposição.

Isso lhes permitiu reduzir o tempo dedicado à consolidação de dados e concentrar os analistas na gestão de exceções, na interpretação da demanda e na tomada de decisões de maior impacto.

É exatamente isso que vemos ao acompanhar varejistas de diferentes segmentos na América Latina.

É aí que a Celes entra.

O próximo passo

Se amanhã um dos seus analistas ficasse ausente por uma semana, a operação continuaria funcionando da mesma forma?

Se a resposta for não, provavelmente o conhecimento operacional ainda depende demais das pessoas e de menos do processo.

Esse é um dos custos mais altos e menos visíveis no Supply Chain.

Se você quiser identificar onde isso está acontecendo na sua operação, vamos conversar.

Na Celes, ajudamos equipes de abastecimento e distribuição a reduzir esse custo operacional por meio de decisões de reposição baseadas na demanda real e automação inteligente.

Valentina Alarcón é Consultora de Transformação em Supply Chain na Celes, especializada em operações de distribuição e reabastecimento para varejistas na América Latina.